Det er ikke alltid like lett å forstå hvordan IT verktøy kan hjelpe for å få en mer effektiv hverdag. Hvor er gevinstene for å ta i bruk nye digitale løsninger? Her er noen eksempler på hvordan kosteffektive løsninger både effektiviserer oppgaver og hjelper deg med å huske på og holde tritt med alle oppgavene som skal gjennomføres gjennom travle dager og uker.
Her er noen rollebaserte eksempler - i dag tar vi for oss salgsrollen.
Vi kommer i andre innlegg til å ta for oss flere andre roller - alt i samme system.
Hvorfor ikke la SBS365 bli din effektive digitale assistent!
Rolle: Salg og marked med kundeansvar
Jeg starter mitt SBS365 dashboard og får opp en oversikt over hvilke oppgaver jeg har og hvilke som haster å komme i gang med. I tillegg ser jeg at to av mine kolleger har ferie og har overlatt flere oppgaver som jeg skal følge opp på vegne av dem. Jeg har også flere "gule lapper" som minner meg på oppgaver eller ting jeg må følge opp.
På mail og i dashboard har jeg også fått viktige påminnelser om to kontrakter som skal følges opp med tilbud om forlengelser. Da kan jeg også benytte anledningen til å fortelle om andre spennende tilbud og muligheter for disse kundene.
Det er dessuten en privat påminnelse om at bryllupsdagen kommer neste onsdag og at planlegging må gjennomføres!
Først går jeg igjennom mine salgs-leads som jeg finner i oversikten min og legger inn nyttig in-bound informasjon på leads, dato for oppfølging og forventninger om inntekt og %-vis sjanse for inntekter. Det er nyttige snarveier til kilder hvor jeg raskt finner informasjon i Firma-oversikten. To leads tildeler jeg kolleger og sender automatisk en påminnelse til dem om dette gjennom systemet.
Så går jeg igjennom mine aktive tilbud som er sendt potensielle nye kunder. Jeg sjekker logg og e-poster som ligger knyttet til tilbudsprosessen og følger opp direkte med kunden. Ny informasjon legges inn på salgsprosjektet og kommunikasjon via e-post legges inn gjennom egen import fra Outlook funksjon. All informasjon legges pent inn på kunde/prosjekt og fysisk lagres det i SharePoint slik at det er lett å finne igjen. Alle påminnelser jeg ønsker å få vil systemet ta seg av og sende ut når iden er inne.
Jeg ser at jeg har fått en prosjektoppgave som forfaller i morgen av en kollega, om å sende ut et nytt tilbud til en kunde som ønsker et produkt vi selger. Det er alt opprettet et tilbudsprosjekt med tilhørende prosess - så jeg vet hvor langt det har kommet og hva jeg skal gjøre.
Jeg går inn i prosjektet gjennom mitt dashboard og finner enkelt hva det er kunden spør om gjennom logger og e-post. Så åpner jeg økonomi-modulen fra dashbordet og setter opp en ny kalkyle hvor jeg plukker inn de produktene og tjenestene kunden etterspør. Denne informasjonen hentes fra vårt integrerte og oppdaterte vareregister. Det er som å handle i en webshop. All relevant informasjon ligger allerede inne som firmainformasjon og kontaktdata. Etter å ha dobbeltsjekket - konverterer jeg kalkylen til et tilbud ved å klikke på en knapp. Tilbudet åpnes med rett designe og valgte produktlinjer klart. Gjennom å velge en tilrettelagt mal for tilbudet legges våre standard betingelser inn, sammen med ingress og evt. annet innhold som jeg ønsker å ha med. Jeg kan se en "live" versjon av tilbudet på skjermen etter hvert som jeg utformer det ved å velg inn eller bort elementer, og så legger til egen vri, eller annet innhold jeg mener er av interesse for den som skal lese det. Når jeg er ferdig og fornøyd, sender jeg en versjon til meg selv som går til kunden, samtidig som det automatisk lagres i SharePoint mappen på tilbudsprosjektet. Så kvitterer jeg ut min oppgave og sender prosessen videre til neste trinn. Min kollega får melding i systemet og plukker opp tråden derifra.
Hele tilbudsprosessen fra start til forsendelse tok 5 minutter og jeg vet samtidig at malen er oppdatert med rett informasjon, prisene er korrekte og kontaktperson og annen informasjon på kunden stemmer. Det ferdige tilbudet ligger tilgjengelig med versjonshåndtering, logg og annen relevant informasjon.
Vi har ukentlige salgsmøter i min bedrift. Her går alle som jobber med salg gjennom status på sine prosesser, enten det er leads, tilbud som det jobbes med eller tilbud som er sendt.
Også her bruker vi SBS365 Salgsportalen for å få en oversikt over prosessene totalt for selskapet - også den økonomiske prognosen og hvordan budsjett mot prosess og prognose ser ut. Hver selger presenterer sine prosesser, ber om tips eller hjelp til closing - eller informerer om andre viktige aktiviteter som er relevante. Nye oppgaver legges inn og salgsleder kan bistå sine selgere til å målrette resultater.
Viktige take-aways
IT verktøy kan hjelpe med å få en mer effektiv hverdag og effektivisere oppgaver.
Kosteffektive løsninger kan hjelpe med å holde tritt med oppgaver gjennom travle dager og uker.
SBS365 kan være en effektiv digital assistent for salgsrollen, med funksjoner som oppgaveoversikt, påminnelser, oppfølging av kontrakter, inntektsforventninger og prosjektstyring.
Systemet gir oversikt over salgs-leads, aktive tilbud, logg og e-postkommunikasjon knyttet til salgsprosesser.
Økonomi-modulen gjør det enkelt å sette opp kalkyler og lage tilbud med riktig design og produktlinjer.
Tilbudet kan tilpasses ved å velge inn eller bort elementer, legge til eget innhold og se en "live" versjon på skjermen.
NÃ¥r tilbudet er ferdig, kan det sendes til kunden, lagres i SharePoint og sendes videre til neste trinn i prosessen.
Salgsmøter brukes til å gå gjennom status på prosesser, økonomisk prognose og budsjett mot prosess og prognose.
Lisenskostnaden på noen hundrelapper er raskt tjent inn mange ganger, sett opp mot å vinne salg og følge opp viktige kunder. Det koster å rette feil, sende feil og glemme ting.. Salgsfunksjonene som beskrevet over finner du i SBS365 Premium, med CRM, Salgsportal og Økonomi.
Lyst til å effektivisere salget? - ta kontakt med oss i Birdai!