top of page

Effektivisering av arbeidsdagen med SBS365 - Prosjektleder

Det er ikke alltid like lett å forstå hvordan IT verktøy kan hjelpe for å få en mer effektiv hverdag. Hvor er gevinstene for å ta i bruk nye digitale løsninger? Blir jeg og min bedrift mer produktiv med nye løsninger enn slik vi gjør det i dag? Hvor skal listen legges?

Her er noen eksempler på hvordan kosteffektive løsninger både effektiviserer oppgaver og hjelper deg med å sette opp, huske på og holde tritt med alle oppgavene som skal gjennomføres gjennom travle dager og uker.

Her er noen rollebaserte eksempler - i dag tar vi for oss rollen til Prosjektleder. Statistisk feiler over 80% av prosjekter i forhold til opprinnelig scope. Dette fordi

Vi kommer i andre innlegg til å ta for oss flere andre roller - alle i samme system.

Hvorfor ikke la SBS365 bli din effektive digitale assistent!


Rolle: Prosjektleder


Jeg åpner igjen mitt SBS365 dashboard i nettleser eller får opp oversikten på mobil og får opp en hvilke oppgaver jeg har og hvilke som haster å komme i gang med. Jeg har også flere "gule lapper" som minner meg på oppgaver eller ting jeg må følge opp.

I dag skal jeg også sette opp et nytt prosjekt som skal starte om to uker, og jeg ønsker å se hvordan prosjektet vil bli seende ut, med oppgaver, medlemmer, frister og andre elementer som er viktig å ha kontroll på for meg som prosjektleder. Jeg starter med det.


Prosjektet var opprinnelig et Lead som ble til noe mer, og Selger har alt konvertert dette + relevant informasjon til et prosjekt. Leveransen til kunden tenker jeg da kan bli et underprosjekt av dette -så får vi se kostnadene for salg, tilbudet og ordren opp mot deknings- bidraget til slutt. Her kan det være god gevinst eller et mulig tap om ikke alt er på plass og beregnet inn.


Jeg finner et Gjøremål fra selger om å opprette prosjektet, der ligger også annen informasjon som kan være relevant. Jeg finner hovedprosjektet og oppretter et underprosjekt for leveransen.

I dette tilfellet er det en kunde som skal ha en leveranse av programvaren SBS365.


Opprette et prosjekt

Det er heldigvis fort gjort å sette opp dette prosjektet, fordi vi alt har pre-definert alle hovedaktivitetene og prosjektoppgavene i SBS365 sitt maloppsett, her heter det Prosjekttype.

Du kan ha så mange maler du ønsker og de settes opp sammen med organisasjonen i administrator appen. Erfaring er at måten man jobber på får en LEAN gjennomgang. Prosjekttypen kan forhåndsvises om ønskelig, og justeres når prosjektet er opprettet.


Det er derfor bare å legge inn annen relevant informasjon som vil ha betydning for prosjektets videre liv. Skal det føres timer? Prosjektperiode? Systemer, avdeling og annen informasjon som er nyttig for prosjektets suksess.

Opprettelse av prosjekt

Når prosjektet er opprettet har følgende skjedd:

  • Prosjektnummer er generert

  • SharePoint-mapper er opprettet i rett struktur med mapper og undermapper, samt rettigheter

  • Prosjektoppgaver er opprettet

  • En foreløpig økonomi-oversikt er satt opp

  • Progresjons-rapport generert og den oppdateres automatisk gjennom prosjektperioden



Prosjektdetaljer


Planlegge / Sette opp et prosjekt

Som prosjektleder kan jeg nå planlegge videre og legge inn detaljer i prosjektet mitt

  • Milepæler

  • Prosjektdeltagere (interne og eksterne) med roller

  • Logg / innhente relevant mail / se innrapporterte avvik

  • Sette opp ønskede sjekklister / hente inn maler - eksempelvis SJA (sikker jobb analyse)

  • Legg inn prosjektdokumenter i Sharepoint mappene

Nå er basisinformasjon på plass, og jeg kan starte prosjektet gjennom å invitere deltagere til oppstartsmøte - gjerne via Teams.


Prosjektaktiviteter med oppgaver

Prosjektoppgaver


Nå starter selve spissingen av prosjektets løp.

Alle aktiviteter (horisontale) er knyttet opp til en rekke Oppgaver (vertikale), her kan du:

  • Verifiserer alle oppgaver, legge til, fjerne, tildele, sette frister og varsler

  • Planlegge rekkefølge

  • Sette om den er obligatorisk eller ikke

  • Sette logikk på oppgaver som henger sammen

  • Legge inn milepæler

  • Føre logg for fremdrift

  • Sende påminnelser til Prosjektdeltagere

  • Kommuniserer med eksterne deltagere

  • Følge opp timeføringer, økonomi og fremdrift


Som prosjektleder kan man også legge inn underprosjekter, det kan være lurt for å ha kontroll med eventuelle underleverandører, eller om man ønsker eget fokus på faser i prosjektet.


Prosjektets gang

Prosjektlederens viktigste oppgaver er at prosjektet gjennomføres etter planen og i henhold til budsjett. Som prosjektleder ønsker du å være i forkant av alle utfordringer og holde en tett dialog med utførende. I tillegg må alle formalia følges opp.

  • Prosjektfremdrift

  • Prosjekrapporter (Fremdrift, Økonomi og Kvalitet)

  • Avvikshåndtering

  • Flytting av en eller flere prosjektoppgaver


Prosjektrapportering


Milepæler er del av prosjektets forløp og ofte knyttet opp til fakturering

Milepæler


Grafisk prosjektoversikt gjennom Battleboard

Visuelle oversikter for å kunne se prosjekter du eller bedriften samlet har gående, slik kan dere bedre planlegge når og hvor ressursene best kan brukes.



Mobilbruker?








På farten kan jeg bruke mobil for å få tilgang til den samme informasjonen. I tillegg kan mobilens innebygde funksjoner brukes, ring kontakter, legg i kalender og ta bilder for å dokumentere avvik.





Det finnes mange andre smarte funksjoner som ikke er omtalt her.

Er du prosjektleder og ser etter et nyttig verktøy for bedriftens mange aktiviteter? Da kan SBS365 være noe å se nærmere på. Vi tar gjerne en nærmere kikk sammen med deg.

Lisenskostnaden på noen hundrelapper er raskt tjent inn mange ganger, målt opp mot å gjøre feil, miste frister og måtte gjøre oppgaver flere ganger. Alle funksjonene som beskrevet over finner du i SBS365 Standard -til 249.- per mnd.


Lyst til å få kontroll på prosjektet? - ta kontakt med oss i Birdai!

34 visninger

Comments


bottom of page