Moderne forretningssystemer leveres i dag som skybasert hyllevare. Lett å kjøpe og ta i bruk. Allikevel viser det seg at det ikke alltid er så enkelt å oppnå ønskede gevinster og at å asfaltere en krøttersti ikke nødvendigvis gir forventede resultater. Hva skal til for å lykkes med digital omstilling?
Litt historikk
Mye har skjedd siden oppstarten på 60 tallet hvor produksjonsindustrien fikk utviklet systemer som kunne hjelpe til med planlegging av innkjøp og produksjon. Dyre systemer som krevde eksperter og ikke minst plass. Flere bransjer så etter hvert til denne industrien og de fordelene de fikk av datasystemer, og etter hvert ble flere og flere prosesser og funksjoner inkludert til såkalte ERP-løsninger (Enterprise Resource Planning). De store aktørene som IBM, SAP og IFS ble kjent som ekspertene og ofte fulgte det med store team for å utvikle og drifte løsningene.
I dag er situasjonen en helt annen, systemene er flere, det er enklere å komme i gang og tilbyderne mange. I dag forventer markedet raskere levering av produkter og tjenester, non-stop produkt- og tjenesteforbedringer, større pålitelighet og lavere kostnader. Sannsynligvis er det derfor skybaserte SaaS systemer (Software-as-a-Service) foretrekkes når bedrifter velger ny løsning i dag.
Skybaserte løsninger har gjort tilgjengeligheten bedre for bedrifter som ikke har de samme økonomiske rammevilkårene de store selskapene kan utnytte og små og mellomstore bedrifter på tvers av bransjer kan nå nyte godt av de samme fordelene som de store. Dette inkluderer automatiserte prosesser, høy oppetid, kontinuerlig videreutvikling, forbedret datakvalitet og bedre effektivitet.
Velg rett leverandør for deg
Det finnes mange skybaserte forretningssystemer i markedet dersom du googler dette.
Vi tilbydere skylder kundene å gjøre oppmerksom på utfordringene og konsekvensene av innføring og hvordan det påvirker organisasjonen som brukere av nye løsninger. Det krever kunnskap og erfaring for å fullt ut kunne utnytte fordelene dagens moderne forretningssystemer tilbyr - og ikke minst i måten innføringsprosjektet utføres på.
Et forretningssystem skifter man ikke ut for ofte. Det er derfor viktig å se på totalen og valg av leverandør. I verste fall må man skifte fordi løsningen ikke lenger videreutvikles eller støttes av leverandør. Det er derfor svært viktig at leverandør og løsning testes ut slik at man får avklart om systemet faktisk understøtter prosesser i din bedrift som er viktige for dere. I tillegg ønsker man jo også et løsningen skal fjerne unødvendige prosesser, flaskehalser og at moderne teknologi skal gi automasjon og forenklinger for brukeren. Så skal løsningen være brukervennlig, attraktiv, flateuavhengig og oppgaver skal løses med færrest mulig klikk.
Beste praksis Vi i Birdai anbefaler at vi og den potensielle kunden går tidlig i dialog i forhold til hva løsningen skal dekke, og hvordan dette faktisk ser ut og fungerer i løsningen. Det er en dårlig idé å velge løsning basert på hvordan du mener spesifikke funksjoner bør være.
Det er en grunn til at skyløsninger bygger på beste praksis, nettopp fordi det er den beste måten å uføre prosessen på, og det er derfor leverandøren støtter prosessen slik den fremkommer. Beste praksis utvikles i dialog med fageksperter og erfaringer fra et bredt kundesegment. Vi anbefaler alltid kunden å tilpasse seg løsningen, og heller vurdere å tilpasse prosesser og organisasjon for å bruke løsningen effektivt. Hvorfor? Standard er alltid mer effektivt (og kostnadsbesparende) på sikt.
For å teste ut leverandør og løsning går vi altså tidlig i dialog med kunden i en praktisk tilrettelagt workshop. Fokus ligger her på hvilke resultater og gevinster som ønskes realisert gjennom den nye løsningen. Det er derfor viktig at du som kunde har et godt målbilde av hvilke forretningsmessige effekter den nye løsningen skal bidra til å realisere.
Altså: Hva skal være på plass når løsningen er ferdig implementert. Vi deler opp i MÅ-BØR-ØNSKES. Dette danner et script for konfigurasjon og prosjektoppgaver.
I tillegg ser vi på hvilke nye muligheter som kommer ut av løsningen. Det oppstår nemlig nye muligheter som effekt av ny teknologi i kombinasjon med en organisasjon som utnytter den.
Den observante leser ser nå at vi som leverandør faktisk har flyttet fra å være utviklere og konsulenter til å støtte kundens mottaksapparat gjennom å lede endring.
Hva med gap som ikke systemet kan lukke?
Dagens moderne og skybaserte forretningssystemer krever verken komplisert installasjon eller implementasjon. Det settes opp og konfigureres etter oppsett og innenfor standarder og kan relativt raskt tas i bruk rent teknisk. Dersom det identifiseres for store gap mellom det standardløsningen kan levere og det kundens prosess krever, finnes det lavkostløsninger som kan integreres, eller en low code/no code tilpasning om ønskelig. Her kan man også gå i dialog med leverandøren for å utfordre systemendringer eller tillegg. Den våkne leverandør vil alltid inkludere nyttige nye funksjoner i sine standardsystemer.
Ta organisasjonen med
All erfaring viser at standard bransjeløsning ikke løser alle kundens utfordringer "ut av boksen." Det vil at den enkelte kunde og den enkelte ansatte må tilpasse seg for å få ut effekten av løsningen. Det vil si endring, og endring gjør ofte vondt. Her må vi sikre at det finnes vilje og evne i alle nivå hos kunden for å drive, og evne å motta nødvendige endringer. Motivasjon, informasjon og fokus på opplæring, arbeidsvaner og kultur er vesentlig og må aldri undervurderes.
Takeaway's
Moderne forretningssystemer leveres i dag i skyen, med standard oppsett og konfigurasjon. Prisnivået er nå slik at "bedrifter flest" har økonomi til denne investeringen.
Velg en leverandør som forstår din forretning og ikke bare sin egen løsning. Test forskjellige scenarier som representerer viktige forretningsprosesser og se hvordan løsningen håndterer disse.
Søk å tilpass dine prosesser til systemet heller enn omvendt. Det er alltid smart å benytte standarder og beste praksis. I de tilfeller ytterligere behov er nødvendig, søk dialog med leverandør.
Definer klare forretningsmessige mål og hva som skal være oppnådd gjennom investeringen.
Uten ønske og vilje er veien lang til mål. Kommunikasjon og motivasjon blant ansatte er viktig og nødvendig i all endring - som å ta i bruk nye systemer er. Involver fra dag 1. Sett sammen team som representerer bedriften totalt og start dialogen med en leverandør som har erfaring og kompetanse.
Lykke til!
Birdai sine foretrukne forretningssystemer er SBS365 for SharePoint og Xledger
