Systematisk kvalitetsarbeid i bedriften er er ikke bare smart, men også lovpålagt. Helse, miljø og sikkerhetsarbeid (HMS) inkluderer hensiktsmessig organisering av arbeidet, klare ansvarsforhold, godt samarbeid, ryddige lokaler samt sikre produkter og forbrukertjenester.
Det som er sikkert, er at de beste resultatene kommer med systematiske forbedringer og ikke ved skippertak. Noen mantra er:
Det er lønnsomt å gjøre rett første gangen
Det er dårlig butikk å ta sjanser
Det er bedre og også billigere å forebygge enn å reparere
I kvalitetsarbeidet er det viktig at alle deltar, men det er ledelsen og styret i bedriften som har ansvaret. Kompetanse og kunnskap må vedlikeholdes som alt annet og er også en forutsetning for at et systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet skal fungere.
HMS-arbeidet må være del av bedriftskulturen!
Hvordan komme i gang?
Internkontrollforskriften forteller oss at alle som har ansvar, eller jobber i offentlige og private foretak hvor produkter eller tjenester kan skade kunder eller brukere - må forholde seg til regelverket, men arbeidet må tilpasses den enkelte virksomheten.
Det er selskapets ansvarlige som skal motivere og legge forholdene til rette for innføring og oppfølging av arbeidet med helse, miljø og sikkerhet.
Men vel så viktig er det at arbeidstagere og deres representanter som spiller en sentral rolle. For å oppnå et godt resultat er det nødvendig at arbeidstakerne deltar i planleggingen, den daglige driften, i kartlegging og med å finne gode løsninger. Dette kan skje gjennom verneombud (VO), arbeidsmiljøutvalg (AMU), tillitsvalgte eller andre ansatte.
Slik går du frem:
Igangsette
ta initiativ til arbeidet
informere, medvirke og motivere
sette mål og beskrive ansvar og myndighet
organisere og planlegge innføringen
Kartlegge
skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter
kartlegge eksisterende rutiner for helse, miljø og sikkerhet
systematisere og oppbevare dokumenter
kartlegge problemområder
Planlegge og prioritere tiltak
lage handlingsplan for gjennomføring
Følge opp
gjennomføre tiltak
rette opp feil og mangler
gjøre forbedringsarbeidet til en naturlig del av den daglige driften
foreta jevnlig gjennomgang
De fleste bedrifter tar HMS arbeidet på alvor og har brukt betydelige ressurser på kartlegging, planlegging og analyser samt systemer for kvalitet, avviksrapportering og oppfølging av disse. Ofte føles allikevel løsningene for kvalitetsarbeidet løsrevet fra den daglige driften. Vi opplever at det ofte faller på noen enkeltpersoner og manuelle rutiner for innrapporteringer gjør at de som jobber i felt ofte overser mindre hendelser.
Virksomheter som deltar i anbud har ofte krav til å vedlegge ROS analyser for selve jobben, samt dokumentasjon på hvordan de håndterer HMS. Gjennomgangstema er at dette er ressurs og tidkrevende.
Det er derfor smart å ta HMS arbeidet inn i de støttesystemene bedriften arbeider gjennom til daglig. Er HMS tilgjengelig på den flaten man jobber så benyttes ruinene. Et avvik gjennom mobilen er lett å melde. Start app, et foto, en kommentar og send!
Det stilles også krav til dokumentasjon, oppbevaring og tilgjengeliggjøring av denne samt jevnlige oppdateringer og bevis på tiltak for å forbedre eller fjerne risiko.
Moderne løsninger ivaretar dokumentstyring og arbeidsflyter med varslingsrutiner som hjelper ansvarlige med å opprettholde og gjennomføre nødvendige tiltak.
Ønsker du å vite mer om vår kompetanse, produkter og løsninger for kontinuerlig kvalitetsledelse? Kontakt oss her.